Comment faire en sorte que votre message électronique se démarque dans une boîte de réception encombrée

Avez-vous déjà envoyé un e-mail que vous estimiez important, mais qui devait être répondu plusieurs jours plus tard, ou pire, oublié? Certes, cela peut parfois échapper à votre contrôle, mais vous pouvez faire certaines choses pour améliorer les chances que votre courrier électronique soit ouvert, lu et répondu..

La grande chose à propos de ces “des trucs” est-ce qu'ils ne sont pas vraiment compliqués - ce sont simplement des habitudes qui ont un sens. Je ne peux pas promettre que cela fonctionnera toujours, mais je peux dire qu'ils feront une différence et qu'en général, vous constaterez une amélioration de la communication avec vos contacts de messagerie..

Mettez en surbrillance votre nom

En fait, je n'avais pas entendu parler de cette méthode il n'y a pas si longtemps et je ne peux certainement pas prétendre à cette idée. J'ai lu un article de Josh Grillo sur Dirty Marketing Secrets qui expliquait comment s'y prendre. Fondamentalement, vous copiez des flèches (ou l'objet de votre choix) et les collez de chaque côté de votre nom. Ensuite, lorsque vous envoyez un courrier électronique, il se présente comme suit:

Pour moi, c'est un peu controversé et cela pourrait l'être pour d'autres aussi. D'un côté, cela fonctionne et ce n'est pas trop envahissant. De l'autre côté du spectre, s'il y a des personnes avec lesquelles vous communiquez régulièrement et qui répondent toujours à vos courriels, cela peut les gêner..

Tout est question de sujet

Quand vient le temps de recevoir votre email “non lu” à “lis” statut, je mets le plus de poids sur la ligne de sujet. Vous pouvez le créer de différentes manières et vous pouvez combiner plusieurs, sinon la plupart..

1. Soyez précis et bref

Une ligne d'objet vague est le pire. De tels sujets comme “salut” ou pire… “(pas de sujet)” - celui-là, je ne sais vraiment pas pourquoi il existe encore. Je me souviens que lorsque j’utilisais pour la première fois le courrier électronique, c’était assez courant, mais comme le courrier électronique a évolué, nous avons également ajouté un sujet, sinon il sera probablement supprimé (ou filtré) Sauver votre santé: bloquer et filtrer les courriels transférés Protégez votre santé mentale: bloquez et filtrez les courriels que nous avons envoyés Nous les avons tous reçus - ces courriels redoutés. Ils ne méritent peut-être même pas d'être considérés au même titre que les "courriels".).

2. Utilisez une phrase

Ce n’est peut-être pas naturel, mais mettre une phrase dans la ligne de sujet n’est en fait pas une mauvaise pratique. Notre esprit travaille en phrases. Nous communiquons par phrases. Pourquoi ne pas commencer votre email avec un? Au lieu de simplement une ligne d'objet qui dit “Question,” écrire “J'ai une petite question à propos de [blanc].” Cela le rend plus personnel et rendra probablement votre courrier électronique plus attrayant à ouvrir. Je noterai que la phrase que vous avez choisie devrait résumez le contenu de votre courrier électronique. Et évidemment vous ne voulez pas une phrase vague, sinon c'est contre-productif.

3. Poser une question

Nous avons parlé plus haut de l’utilisation d’une phrase - c’est essentiellement une extension de celle-ci. Donc au lieu de dire “J'ai une petite question à propos de [blanc],” vous pourriez le formuler dans la question exacte que vous vous posez. Donc, si la question est de savoir comment faire ressortir les emails, par exemple, vous pouvez taper “Comment puis-je améliorer mes emails??”

L'avantage de poser une question est que c'est un peu plus puissant et engageant qu'une phrase. Bien sûr, si votre email ne concerne pas une question, alors une question ne serait pas appropriée. Il doit être pertinent et devrait être la question principale du courrier électronique..

4. Utilisez des mots spécifiques à l'utilisateur

Si vous envoyez un courrier électronique sur un sujet particulièrement intéressant pour votre contact, mettez ce mot dans la ligne d'objet. Donc, si vous envoyez un courrier électronique à une personne sur une question concernant l'optimisation des moteurs de recherche et qu'elle est particulièrement férue ou compétente dans ce domaine (ce qui devrait être le cas si vous l'envoyez par courrier électronique), incluez “SEO” dans le sujet. Un exemple pourrait être: “Vous vous demandez comment améliorer le référencement sur mon blog.”

5. Utilisez des crochets et des deux points pour créer “sous-sujets”

J'aurais très bien pu inventer ce mot “sous-sujets,” mais pour moi, cela a du sens. Fondamentalement, je parle de créer une explication supplémentaire dans la ligne d'objet et d'utiliser des crochets ou un signe deux-points pour la séparer du sujet principal. Par exemple, si nous restions sur le même exemple, vous pourriez dire “Question: Comment améliorer la qualité de mes courriels??” ou “[Question] Rendre les e-mails mieux se démarquer.”

Une petite leçon de grammaire: À mon avis, les deux points et les parenthèses sont similaires, mais ne servent pas exactement le même but. Un colon prépare le lecteur ou lui explique plus en détail ce qu'il est sur le point de lire. Les crochets, par contre, indiquent ce que nous lisons. Voilà comment je les vois et je ne suis peut-être pas tout à fait exact, mais cela me semble sensé.

6. Les bouchons sont bons, mais utilisez avec parcimonie

Parfois, il est nécessaire d'insister ou d'attirer l'attention sur quelque chose, mais comme il s'agit d'un sujet, vous avez des options de formatage limitées. Cela signifie généralement que vous devez recourir à des lettres majuscules. Cela peut être bon, mais cela peut aussi être mauvais. Nous avons tous reçu cet email dans lequel le sujet et le message étaient en majuscules - ennuyeux. Je veux le supprimer tout de suite, mais c'est généralement une personne âgée et je me sentirais mal. Mais si vous êtes quelqu'un d'autre, vous n'êtes pas excusé, alors ne soyez pas surpris si vous ne recevez pas une réponse rapide, et encore moins une réponse. Vous trouverez ci-dessous de bons et de mauvais exemples:

• Mal: “J'AI BESOIN D'AIDE IMMÉDIATEMENT '
• Bien: “[URGENT] Mon compte a été compromis - aide s'il vous plaît”

Le plus gros inconvénient en utilisant des casquettes est qu’il peut tomber sur “spammé,” qui est en fait le dernier point de la création de votre ligne d'objet.

7. Ne soyez pas “spammé”

Je ne pense pas avoir besoin de vous donner la définition de ce qu'est le spam par courrier électronique. Nous l'avons tous et nous le reconnaissons tous. Alors, pourquoi certaines personnes ont-elles la même habitude de donner à leurs courriels une apparence de spam? Cela me bat, mais voici quelques choses que vous pouvez faire et ne pas faire pour empêcher vos courriels de paraître si… spammés inintelligents.

• Limiter l'utilisation des bouchons (déjà mentionné)
• Méfiez-vous des mots couramment filtrés comme “libre”
• Ne soyez pas vague - donnez une raison pour envoyer un courriel
• Retirer “RÉ:” ou “FWD:” de la ligne d'objet
• Presque jamais utiliser des points d'exclamation
• Faites tout ce que je viens de mentionner

Ne pas oublier le message lui-même

Bien que beaucoup puisse être fait pour que l'e-mail soit ouvert en modifiant légèrement la ligne d'objet, le message lui-même est également important et ne doit pas être négligé. Il y a beaucoup de choses que vous pouvez faire pour empêcher votre courrier d'être ouvert, écrémé et ensuite mis de côté pour s'occuper de plus tard. Parfois, je le fais simplement parce que je n’ai pas le temps de répondre à quelque chose qui, au premier abord, me semblait plus pertinent que ce n’était en réalité. D'autres fois, cependant, c'est parce que le corps de l'e-mail est trop long, mal formaté ou déroutant et nécessite plus d'efforts pour comprendre ce qui est dit. Donc en d'autres termes:

• Ne faites pas votre courrier inutilement long
• Divisez-le en paragraphes pertinents
• Soyez minutieux et précis
• Ne faites pas l'introduction (ou n'importe quel email) vague

Maintenant, je ne dis pas de ne jamais envoyer de longs emails. Parfois vous devez. Mais d’autres fois, vous pensez que ce que vous avez à dire doit être expliqué en plus de mots que nécessaire. Donc, le dernier point est relire votre email. Gmail a une fonctionnalité intéressante qui vous permet de “non envoyé” un email dans un délai donné. J'ai utilisé cette fonctionnalité à plusieurs reprises, même après la relecture de quelque chose. Je vais cliquer sur envoyer, parcourir mon email une fois de plus car il est “envoi” et puis attraper quelque chose que je veux corriger. Je peux rapidement annuler le processus d’envoi, apporter les modifications et cliquer à nouveau sur Envoyer. C'est assez sympa.

Conclusion

Ce ne sont que les étapes initiales d’une étiquette de messagerie appropriée et il ya encore beaucoup à apprendre. Bloomberg BusinessWeek a publié une superbe image indiquant de nombreux sujets identiques à ceux abordés dans cet article et soulignant les exemples visuellement (ce qui est toujours agréable)..

Avez-vous découvert des techniques qui ont fait leurs preuves? Ou peut-être avez-vous une question sur quelque chose que j'ai partagé? De toute façon, nous aimerions avoir de vos nouvelles dans les commentaires.!