Comment mieux suivre et gérer vos projets avec Podio

Quand les gens pensent à des outils de gestion de projet Intellinote: réunissez vos tâches, fichiers, messages et réunions en ligne Intellinote: réunissez vos tâches, fichiers, messages et réunions en ligne: Intellinote facilite la gestion, la collaboration et la communication avec votre équipe, vos collègues et vos clients avec un mélange complet de partage de fichiers, d'organisation et de discussion vidéo et texte en temps réel. , typiquement, un logiciel comme Microsoft Project vient à l’esprit. Maintenant, bien sûr, c’est un outil formidable à utiliser pour gérer les tâches, les échéanciers, les produits livrables et les ressources d’un projet. Mais que faites-vous pour suivi de plusieurs projets?

Que vous soyez un ou dix personnes, un outil permettant de suivre les statuts et les réunions, d'envoyer des rappels et même de stocker tous les documents d'un projet est également très utile. C'est ici que Podio intervient pour vous aider à gérer plusieurs projets, à former une équipe ou simplement à les suivre. Voici quelques astuces et conseils pour tirer le meilleur parti de Podio afin de suivre vos projets et votre équipe..

Implémenter Podio Apps

Podio est un outil qui utilise “applications” pour gérer différents aspects de l'espace de travail Podio: un tableau de bord unique pour la gestion des tâches de votre organisation Podio: un tableau de bord unique pour la gestion des tâches de votre organisation. Les applications sont disponibles par fonction et par secteur et incluent des éléments tels que des réunions, des idées, des clients, des bons de commande, des factures, des contacts, etc. La meilleure façon d'utiliser Podio est d'obtenir les applications dont vous avez besoin. Commencez par vérifier le Podio App Market et passez en revue les packs disponibles par fonction ou secteur. Cela vous donnera un bon départ et vous pourrez toujours obtenir des applications individuelles plus tard.

Par exemple, si vous utilisez Podio pour fonctions de gestion d'événements, il existe un pack contenant des applications pour les participants, les sites, les fournisseurs, les intervenants, les événements et une liste d'invités. Un autre exemple utilise le secteur de la vente et comprend un pack pour la gestion des pistes, qui comprend des applications pour les ventes, les pistes, les réunions de vente, les communications et les produits..

Utilisez les applications de Podio pour suivre tous les aspects de votre projet, grands ou petits. Ceux-ci peuvent tous être organisés sur l'écran de votre espace de travail principal et contiennent les champs dont vous aurez probablement besoin. Mais vous pouvez également modifier n'importe quelle application pour la personnaliser exactement comme vous le souhaitez. Ces applications sont l’épine dorsale de Podio et vous donneront une grande flexibilité dans le suivi de vos projets et de leurs pièces mobiles..

Bénéficiez des services connectés et des extensions

Une fonction utile de Podio est sa connexion à d’autres services. Si vous êtes intéressé par la connexion de votre Calendrier Microsoft Exchange pour exporter des événements, votre Aller à une réunion compte pour le lancement de réunions directement à partir de Podio, ou votre Evernote compte pour joindre vos notes, alors Podio vous couvre. Pour suivre vos tâches et suivre vos projets, vous devez absolument vous connecter aux autres services que vous utilisez. Afin de réussir à utiliser Podio, ces services connectés vous permettent de récupérer les éléments dont vous avez besoin, qui peuvent exister ailleurs, mais qui sont nécessaires à votre projet..

Avec ces services, vous pouvez facilement connecter Hightail, Box, ShareFile, Office 365, Windows Live, Facebook, SugarSync et Dropbox. Se connecter est facile il suffit de cliquer sur Paramètres du compte à partir de la navigation principale puis Prestations de service. Chaque service a son propre bouton de connexion et, une fois connecté, vous le verrez apparaître dans la liste où il est prêt à être utilisé..

En plus de la connexion des services, vous pouvez profiter de Extensions Podio qui s'intègrent avec de nombreux développeurs tiers. Les intégrations avec MailChimp, Google Maps et Xero vous permettent d’améliorer encore votre expérience avec Podio. Par exemple, il existe une extension QuickBooks qui vous permet d'importer des clients et des informations de compte dans Podio. Vous pouvez ensuite configurer la facturation automatique entre les systèmes..

Comment Podio se compare-t-il à Trello?

Si vous n'avez pas essayé d'autres outils comme Podio pour le suivi et la gestion de projet, vous pouvez le comparer à Trello Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant issu d'une bonne maison Trello - Un système de gestion de projet unique, simple et puissant Good Home Est-ce que le nom Joel Spolsky vous dit quelque chose? Si c'est le cas, vous allez avoir envie de lire cet article, car il présente le dernier et le plus grand projet de Spolsky. Et si non, vous devriez savoir que c'est…, qui est un autre excellent outil. Si vous avez essayé les deux, vous avez probablement une préférence ou les utilisez éventuellement, mais pour des choses différentes. Ils offrent tous les deux les bases du suivi des projets, des tâches et des personnes, ainsi que des notifications pratiques, des rappels et des options de formatage personnalisées pour les outils. Alors, où sont-ils différents?

Espace de travail

Bien que Podio et Trello aient tous deux des espaces de travail bien organisés, il faudrait que Trello se retrouve “configuration plus facile” Catégorie. Podio prend un peu plus de temps pour être utilisé. Après avoir obtenu les applications dont vous avez besoin, vous pouvez les utiliser pour configurer des vignettes ou des widgets pour votre espace de travail principal et les réorganiser pour leur donner une belle apparence. Avec Trello, vous voyez tout de suite vos cartes et après avoir choisi une carte, vous voyez vos cartes. Oui, il y a un peu de temps d'installation avec Trello aussi, mais ce temps est passé mettre en place vos projets et tâches plutôt que mettre en place les outils dont vous avez besoin comme à Podio. Mais, si cela ne vous dérange pas de prendre un peu de temps pour créer un espace de travail vraiment personnalisé, Podio vous permet de le faire là où Trello ne le fait pas..

Services connectés

Pour connecter des calendriers, un logiciel de réunion Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les 6 meilleurs outils de réunion en ligne gratuits pour collaborer avec votre équipe Les petites équipes n'ont pas besoin des applications d'entreprise coûteuses pour la collaboration. Voici six outils fantastiques que vous pouvez utiliser pour gérer les données, la communication et plus encore de votre équipe. Gratuitement. , gestionnaires de fichiers et preneurs de notes, Podio a tout simplement plus d’options. Vous pouvez joindre des fichiers et des photos à des cartes Trello à partir d'endroits tels que Google Drive, Dropbox, Box et OneDrive (ci-dessous). Vous pouvez également connecter Trello à iCal pour afficher vos cartes ou même le calendrier Sunrise si tel est votre choix de planification. Mais dans l’ensemble, Podio dispose de davantage de flexibilité avec des options pour les services connectés.

Accès mobile

Podio (iOS, Android) et Trello (iOS, Android) proposent des applications mobiles gratuites qui rendent le suivi de projet très pratique. Pour votre téléphone ou votre tablette, ils sont tous les deux couverts. Si vous êtes une personne visuelle qui apprécie les tableaux et les cartes utilisés dans Trello, vous serez très heureux de leur application. Il a une interface élégante et le glisser-déposer est également très réactif. De même, Podio a une bonne application si vous aimez voir vos tableaux de données, les activités récentes de votre équipe et mettre à jour des éléments. Dans les deux cas, l’utilisation des options mobiles vous permet de rester en contact avec vos projets, vos notifications et votre équipe lorsque vous êtes en déplacement..

Conseils d'utilisation de Podio

Là encore, Podio est un outil de gestion de projets, de tâches et même d’équipe très différent de celui de logiciels tels que Microsoft Project. Il vous permet de suivre, de vérifier les statuts, d’attribuer des tâches et de conserver vos projets dans ce plan soigneusement conçu. Voici quelques conseils d'utilisation de Podio si vous débutez ou si vous n'avez pas pleinement exploité ses fonctionnalités..

• Pour la gestion d’équipe, utilisez le Absent du bureau app. Chaque membre de l'équipe peut facilement sélectionner Vacances, Télécommande ou Conférence pour décrire le type. Ensuite, après avoir entré les dates, un responsable peut rapidement approuver ou refuser le temps passé loin du bureau. Des notifications peuvent également être envoyées, qui constituent d'excellents rappels en cas de départ d'un membre de votre équipe..
• Essayez le disponible Formulaires Web pour votre site. Podio créera des formulaires pour votre site Web en un clic. Vous pouvez ensuite personnaliser le formulaire et publier le lien que vous recevez, ou bien insérer le code intégré directement sur votre site Web. En utilisant notre exemple de gestion d'événements de précédemment, vous pourriez facilement avoir un formulaire à remplir par les clients intéressés afin de demander vos services pour leur événement..
• Profitez de la simple fonction d'exportation. Chaque application que vous utilisez contient une option pour exporter les données. C’est très pratique pour mettre à jour votre équipe lors d’une réunion d’état ou votre patron quand il veut des mises à jour sur tous les projets de votre équipe. La fonctionnalité d'exportation est visible lorsque vous sélectionnez l'icône de la clé à l'intérieur de l'application..
• Personnaliser les applications pour une efficacité totale. Chaque application vient avec les bases dont vous aurez besoin. Cependant, chacun peut être modifié et personnalisé afin que vous puissiez utiliser les champs, listes, statuts et autres éléments exacts dont vous avez besoin. Cliquez simplement sur l'icône de la clé une fois que vous êtes dans l'application et sélectionnez Modifier le modèle.

Plans Podio

Si vous êtes nouveau sur Podio, vous pouvez choisir entre plusieurs régimes, dont un option gratuite. Si vous avez une équipe de cinq personnes maximum, vous pouvez bénéficier gratuitement de toutes les fonctionnalités d'un plan de base, à l'exception de la gestion des utilisateurs. Si vous avez plus de cinq utilisateurs; il existe des plans à partir de 9 $ par mois. Vous pouvez avoir un nombre illimité d'utilisateurs avec des avantages tels que des sessions de formation, une assistance prioritaire et une configuration avancée, en fonction de votre forfait payant..

Utilisez-vous Podio ou envisagez-vous encore?

Si vous êtes un utilisateur actuel de Podio, quels conseils utiles devez-vous partager avec vos lecteurs? Si vous envisagez encore d'utiliser Podio pour le suivi des projets, quels sont vos facteurs décisifs et que recherchez-vous dans un outil? N'hésitez pas à partager vos réflexions et expériences dans les commentaires ci-dessous!

Crédit d'image: Homme d'affaires via Shutterstock, Alphaspirit via Shutterstock.com