6 façons de faire répondre vos emails à des personnes très occupées

Lorsque vous passez devant quelqu'un dans la rue pour lui dire bonjour, comment vous sentez-vous quand il ne dit pas bonjour? C'est incroyable de constater à quel point un manque de reconnaissance peut faire ressentir une personne, mais c'est aussi incroyable de constater tout ce que vous pouvez faire pour encourager une réponse. La même chose est vraie avec les emails.

Maintenant, imaginez le scénario inverse. Vous croisez quelqu'un dans la rue qui vous jette un coup d'œil bref, vous dit bonjour et vous détourne rapidement les yeux. Dans quelle mesure êtes-vous susceptible de dire bonjour? Maintenant, imaginez une personne qui vous regarde droit dans les yeux, sourit largement et dit bonjour - même en utilisant votre nom! Les chances sont beaucoup mieux que vous serez inspiré pour répondre de la sorte.

La même chose encore, est vrai avec les emails. Excepté, au lieu des expressions faciales ou du ton de la voix, il existe un ensemble de règles totalement différent en ce qui concerne l'envoi de courriers électroniques qui encouragera ou découragera une personne de frapper la “répondre” bouton et vous répondre. Dans cet article, je vais partager avec vous quelques astuces que j'ai apprises au fil des ans - des astuces qui augmenteront considérablement vos chances d'obtenir des réponses par courrier électronique, même de personnes très occupées..

Pourquoi avez-vous besoin d'une réponse??

Lorsque j'ai changé de travail il y a quelques années, j'ai commencé à travailler dans une entreprise où les gens étaient beaucoup plus occupés que lors de mon dernier emploi. Les gens avaient à peine le temps de terminer leur travail. La réponse aux e-mails est donc devenue une tâche prioritaire. 5 filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception 5 filtres Gmail pour hiérarchiser et organiser votre boîte de réception Quels filtres chaque personne devrait-elle avoir leur boîte de réception est aussi ordonnée que la mienne? Je suis ici pour vous aider à commencer à configurer vos cinq premiers filtres, ou…. J'ai vite appris que, si je ne suivais pas un format et une approche particuliers lors de l'envoi de courriers électroniques, je ne recevrais pas de réponse avant plusieurs jours, voire pas du tout..

La première chose que vous devez faire lorsque vous envoyez un courrier électronique à une personne, en particulier une personne extrêmement occupée, consiste à dresser un inventaire rapide de vos propres raisons. S'ils sont occupés et que votre courrier électronique n'est pas un problème de priorité suffisamment élevé, il sera probablement caché quelque part dans une liste de tâches à faire, pour être traité uniquement lorsqu'il reste plus de temps pour vous concentrer sur le problème (le cas échéant). ). Les personnes occupées ont de la difficulté à gérer leurs e-mails. Plus ils sont occupés, moins vous aurez de chances d'obtenir une réponse si vous ne jouez pas bien vos cartes.

Si vous pouvez justifier l’importance du problème suffisamment pour justifier l’envoi d’un courrier électronique, alors bien sûr, commençons.

Posez une question - de préférence à leur sujet

En 2012, des chercheurs de l’Université de Harvard ont mené une étude assez approfondie qui comportait même des scanners du cerveau. “buzz biochimique” de parler d'eux-mêmes. Plus une personne est puissante - comme beaucoup de personnes extrêmement occupées - plus elle aime parler d’elles-mêmes. Après tout, il y a juste tellement de dire, non?

Cela signifie que si vous vous attardez à une question personnelle dans votre courrier électronique, vous tentez fondamentalement cette personne avec un high personnel - la possibilité d'un peu d'un “bourdonner” en partageant quelque chose avec eux-mêmes. Et certaines personnes aiment vraiment, vraiment, la possibilité d'avoir une caisse à savon. Alors donne-le-leur.

Vous pouvez simplement demander comment se déroule un projet sur lequel ils travaillent. Si vous êtes très proche d'eux et que vous parlez assez souvent de votre famille, demandez-lui comment va sa famille. S'il y a un grand jeu dont tout le monde parle, demandez-lui ce qu'il pense. Donnez-leur l'occasion de vous répondre et “prendre une pause” de penser au travail tellement. Vous pouvez faire suite à votre question par la question liée au travail que vous vouliez poser en premier lieu, mais la sollicitation d’avis suscitera le besoin d’un “Je-parle-de-moi-même” haute.

Bonus supplémentaire: Utilisez quelque chose que vous avez en commun. Des gamins. Un amour de baseball. Quoi qu'il en soit, établissez d'abord ce lien personnel. La personne sera moins susceptible de classer rapidement le courrier électronique pour plus tard.

Choisissez une ligne de sujet urgente

Les personnes occupées commencent naturellement à hiérarchiser les e-mails, et parfois, elles ne l'ouvrent même pas. Ils vont rapidement jeter un coup d'œil à la ligne d'objet. Donc, si vous voulez une réponse rapide de ces personnes, vous pouvez simplement imaginer l’importance de la ligne de sujet. Si vous avez besoin de conseils sur la façon de procéder, je vous recommande vivement les conseils d'Aaron sur la façon de faire ressortir votre sujet. Comment faire en sorte que votre message électronique se démarque dans une boîte de réception encombrée Avez-vous déjà envoyé un courriel qui, à votre avis, importait, mais qui doit être répondu plusieurs jours plus tard, ou pire, oublié? Certes, c'est parfois hors de votre contrôle, mais vous pouvez faire certaines choses… dans une boîte de réception encombrée.

La ligne de fond est la suivante: Si vous avez besoin d’une réponse tout de suite, pourquoi votre sujet n’est-il pas précédé de “IMPORTANT:” ou “URGENT:” ? Il n’ya rien de mal à faire cela, et cela est en fait utile pour les personnes occupées qui utilisent de telles lignes de sujet comme indicateur visuel de ce qu’il faut attaquer en premier dans la boîte de réception. Ne le faites pas pour des problèmes stupides et sans importance, sinon vous deviendrez le “garçon qui criait au loup”, et vos emails finiront par être complètement ignorés!

Gardez-le court et doux

C'est la partie de l'article où je deviens hypocrite. Le type qui écrit 2000 articles avec des mots va-t-il dire aux États-Unis de rester concis? Ouaip. C'est exactement ce que je”je vais faire. Nous parlons de courriels ici, et voici la leçon que M. Wordy a apprise la première année de son nouvel emploi: PILE. C'est un acronyme que je viens de proposer. Il s’agit de People Ignore Long Emails.

Après environ six mois de gens ignorant mes longs courriels élaborés, j'ai essayé quelque chose de nouveau. J'ai commencé à écrire des courriers électroniques très, très brefs, qui ne faisaient que préciser le point. Je n'ai pas fourni de détails supplémentaires, mais à la fin des courriels, j'ai proposé de fournir davantage d'informations s'ils le souhaitaient..

J'ai commencé à cueillir mes courriels. Quand j'ai pensé qu'ils étaient assez courts, j'ai traversé et coupé un peu plus. Vous devez vous demander si cette ligne est simplement superflue? Etes-vous en train de partager des informations pour faire savoir aux gens ce que vous savez - ou est-ce que cela n'a pas vraiment d'importance pour le problème en question? Réduisez les mots. Allez droit au but rapidement. Quand j'ai commencé à faire cela, j'ai remarqué une flambée du taux de réponse. Si vous pouvez réduire votre courrier électronique à une seule ligne - les chances sont plutôt bonnes, vous obtiendrez une réponse immédiate.

Les corrompre

Si nous voulons être honnêtes ici, alors vous devez admettre que, de par leur nature, les humains sont égoïstes. Quand les gens voient qu'il pourrait y avoir “quelque chose dedans” pour eux, ils se sentent plus obligés d'agir. Vous pouvez en tirer parti dans un email en fermant votre email avec quelque chose comme:, “Alors, reviens vers moi avec un bon moment où tu pourras en parler autour d'une tasse de café - sur moi!”

Une tasse de café gratuite juste pour appuyer sur le bouton de réponse? C'est une bonne incitation. Et si le problème est encore plus important - par exemple, vous essayez de vendre quelque chose ou d’obtenir un nouveau client - allez-y et proposez d’acheter un repas. Ce petit investissement en vaudra la peine. Les gens aiment un déjeuner gratuit.

Impliquer une deuxième partie

Si vous avez déjà envoyé plusieurs fois un courrier électronique à une personne, que vous avez essayé toutes les tactiques énumérées ci-dessus et que vous n'obtenez toujours aucune réponse, il est temps de sortir les gros bras. Je réserve habituellement ces deux dernières tactiques aux personnes qui ignorent de manière chronique leurs courriels. La première “Grosse arme” L’approche consiste à attirer une personne susceptible d’être liée à la situation. Cela peut être votre patron ou une autre personne avec laquelle vous travaillez sur le projet bloqué car cette personne ne répond pas à votre courrier électronique..

Ce n'est pas quelque chose que vous voulez faire sur le premier, le deuxième ou même le troisième courrier électronique. Cependant, si vous êtes ignoré de manière flagrante, écrivez un dernier courriel poli et copiez simplement une personne impliquée. Si c'est quelqu'un de plus haut placé, comme votre patron, et que l'autre personne sait qu'elle est en position d'autorité, elle sera rapide à réagir. Parmi tous les ignorants chroniques que j'ai rencontrés au fil des ans, cette “cc” Cette approche appelle une réponse 99% du temps. Il y a quelque chose dans le fait d'avoir un public qui transforme le dialogue et en fait soudain une priorité plus élevée.

Émettre des rappels de façon constante

Si vous avez déjà vu le film Shawshank Redemption, ou lu la nouvelle écrite par Stephen King, souvenez-vous de la partie où Andy Dufresne envoie une lettre chaque semaine au Sénat de l'État demandant de l'argent pour une bibliothèque pénitentiaire. Après avoir reçu quelques centaines de dollars et fait un don de livres, Andy commence ensuite à envoyer deux lettres par semaine pour demander encore plus d'argent..

Le point essentiel de l’histoire est que la persistance fonctionne. Appelez cela ennuyeux, aggravant ou irritant - mais si vous avez vraiment, vraiment besoin d'une réponse à quelque chose d'important, demander systématiquement à la personne si elle a reçu votre dernier courrier électronique aura l'un des deux effets souhaités. Cela incitera la personne à fouiller dans sa boîte de réception à la recherche du courrier électronique dont vous parlez ou à se rendre compte que le seul moyen de vous faire partir est de répondre à votre courrier électronique. C'est clairement une solution de dernier recours, mais c'est aussi une solution qui fonctionne.

Quelles techniques utilisez-vous pour obtenir une réponse plus rapide à vos courriels? Qu'est-ce qui fonctionne pour vous? Partagez vos propres astuces et conseils dans la section commentaires ci-dessous!

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