5 compétences Microsoft Word et Excel indispensables pour réussir au bureau

“Obtenez ce rapport pour moi, dès que possible!” C'est la ligne qui peut frapper beaucoup d'employés de bureau avec terreur abjecte et peur. Eh bien, ce n’est pas nécessairement le cas si vous pouvez développer au moins cinq compétences essentielles dans Microsoft Office..

Quelles sont ces compétences MS Office? De toute évidence, il y en a au moins certains dont vous avez besoin pour votre travail spécifique. Si vous êtes comptable, par exemple, vous maîtriserez probablement toutes les fonctions financières de Microsoft Excel. Créez un budget personnel sous Excel en 4 étapes faciles. Créez un budget personnel sous Excel en 4 étapes simples. Avez-vous tant de dettes? qu'il faudra des décennies pour porter ses fruits? Il est temps de faire un budget et d'appliquer quelques astuces Excel pour vous aider à rembourser votre dette plus rapidement. . Si vous êtes dans le domaine de la gestion, je parie que vous avez développé une longue liste de techniques pour organiser des présentations professionnelles avec Microsoft PowerPoint 10 astuces PowerPoint pour préparer une présentation professionnelle 10 astuces PowerPoint pour Préparation d'une présentation professionnelle Utilisez ces conseils de Microsoft PowerPoint pour éviter les erreurs courantes, fidéliser votre auditoire et créer une présentation professionnelle.. .

Outre ces éléments spécifiques à un emploi, presque tout le monde a besoin de connaître un ensemble de compétences de base de MS Office pour accéder à un emploi de bureau. Si une maison est votre maison et que vous devrez analyser des informations, faire des présentations occasionnelles ou rédiger tout type de rapport, assurez-vous de toujours avoir ces astuces dans votre poche.

Compétences Microsoft Excel

Excel doit d'abord être abordé simplement parce qu'il s'agit de l'un des produits Microsoft Office les plus polyvalents. Presque toutes les professions du monde devraient pouvoir utiliser Excel. D'accord, peut-être pas les opérateurs de péage ou les guichets de McDonald's - mais vous voyez ce que je veux dire. Organiser et mieux comprendre les informations et les données est au cœur de ce que Microsoft Excel représente. Comment utiliser Microsoft Excel pour gérer votre vie Comment utiliser Microsoft Excel pour gérer votre vie Ce n'est un secret pour personne que je suis un fan total d'Excel. Cela tient en grande partie au fait que j'aime écrire du code VBA, et qu'Excel associé à des scripts VBA ouvre tout un monde de possibilités… et que pouvoir le faire plus rapidement vous permettra également de faire votre travail plus rapidement..

1. Faites usage du remplissage automatique

Vous pouvez gagner un temps considérable avec deux méthodes de saisie des données dans Excel. La compétence n ° 1 est la “remplissage automatique” fonctionnalité - remplir des données numérotées dans les colonnes et les lignes. Tout en donnant un cours à un agent immobilier sur la façon d'utiliser Excel pour remplacer sa documentation financière papier, j'ai vite compris que de nombreuses personnes ne sont pas au courant de cette fonctionnalité unique d'Excel permettant d'économiser des heures de saisie de données. Pour l'utiliser, tapez simplement n'importe quoi dans la première cellule qui se termine par un nombre.

Cliquez et maintenez enfoncé le coin inférieur droit de la cellule, puis faites glisser la souris vers le bas de la colonne. Vous remarquerez que le nombre à droite augmentera automatiquement pour chaque cellule..

2. Utiliser la saisie automatique pour les formules

La compétence n ° 2 à apprendre consiste à utiliser le remplissage automatique pour les formules. Si vous écrivez une fonction au bas de chaque colonne (par exemple, en faisant la moyenne de toutes les valeurs de cette colonne), vous pouvez utiliser cette même fonctionnalité de remplissage automatique pour effectuer le même calcul au bas de chaque colonne..

Vous faites cela de la même manière. Cliquez et maintenez enfoncé le coin inférieur droit de la cellule où vous venez de taper la formule, puis faites-la glisser dans les autres colonnes à sa droite..

Lorsque vous relâchez la souris, tous ces calculs de colonne seront automatiquement corrigés pour la lettre de colonne de droite. Vous avez pratiquement exécuté la formule identique pour chaque colonne en quelques secondes et vous n'avez même pas eu besoin de taper une autre frappe..

3. Gérez les données facilement avec l'outil de tableau croisé dynamique

La troisième compétence que vous devez vraiment apprendre dans Excel si vous voulez économiser un temps d'analyse considérable est un outil appelé tableau croisé dynamique. Le tableau croisé dynamique est accessible sous la “Insérer” menu. Il suffit de chercher le “Tableau croisé dynamique” icône. Si vous cliquez sur cette icône après avoir mis en évidence tout un tableau de données (y compris les en-têtes), l'outil Tableau croisé dynamique réalise des études de recherche Web visionnaires à l'aide de données Web profondes et Excel. Effectue des études de recherche Web visionnaires utilisant des données Web profondes et des requêtes Web Excel. si je vous disais que vous avez les outils à votre disposition pour faire de la recherche révolutionnaire? Eh bien, vous le faites et je vais vous montrer comment. analyse ces données et les introduit dans une nouvelle feuille où vous pouvez manipuler ces données de différentes manières.

L'outil Tableau croisé dynamique vous permet de sélectionner les colonnes de données que vous souhaitez analyser, puis de choisir le mode de manipulation des données. Tout simplement les ajouter? Les moyenne? Calculer l'écart type?

L'utilisation d'un tableau croisé dynamique permet de gagner un temps considérable. Pour accomplir ces mêmes choses dans une feuille Excel standard, il faudrait toutes sortes de fonctions et un reformatage des données. Les tableaux croisés dynamiques font automatiquement le travail pendant que vous passez plus de temps à étudier les résultats..

Compétences Microsoft Word

L'un des produits Microsoft Office les plus couramment utilisés est Microsoft Word, Using Microsoft Word? Voici comment devenir un ninja qui gagne du temps avec Microsoft Word? Voici comment devenir un ninja qui fait gagner du temps Au fil des ans, Microsoft Word est devenu l'un des meilleurs logiciels de traitement de texte au monde. Je suis sûr que certaines personnes ne sont pas d’accord, en particulier les utilisateurs de Linux ou de Mac, qui préféreraient par exemple… par exemple rédiger des rapports pour la direction ou rédiger d’importantes lettres commerciales et autres correspondances. Compte tenu de ces utilisations courantes, il est facile d'identifier les deux compétences de ce produit MS Office que chaque habitant de la loge devrait connaître, telles que la manipulation d'en-tête, la mise en page et le formatage..

4. Format et réutilisation des en-têtes

Les en-têtes sont importants parce qu'une fois que vous avez une bonne conception d'en-tête pour une lettre ou un type de rapport à remplir, vous ne devez plus jamais concevoir ou créer cet en-tête. Vous pouvez enregistrer un document avec toute la mise en forme d'en-tête dont vous avez besoin et conserver tous vos efforts lors de la création suivante du même document. Les en-têtes peuvent être formatés en cliquant sur le bouton “Insérer” menu et choisir le “Entête” icône.

Une fois que vous avez consulté le menu d'édition des en-têtes, vous verrez à quel point les en-têtes peuvent être utiles et polyvalents. Vous pouvez automatiquement faire en sorte que les en-têtes alternent deux conceptions entre des pages paires et des pages impaires. Vous pouvez même diviser votre document en sections et attribuer à chaque section son en-tête unique..

Cette flexibilité vous permet d'automatiser toutes les sections répétées de documents pour les divers documents que vous avez à rédiger pour votre travail, vous permettant ainsi de gagner un temps considérable..

Un autre avantage de l’utilisation des en-têtes de cette manière est que, si vous souhaitez jamais modifier une partie de ces en-têtes dans le document, il vous suffit de modifier le style de l’en-tête à un endroit donné, puis de le répliquer automatiquement tout au long de votre parcours. document entier. Sans en-tête, vous devez effectuer ce changement manuellement sur chaque page..

5. Gérer la mise en page

La prochaine compétence Microsoft Word que tout employé de bureau devrait connaître concerne la configuration et la prévisualisation du format de page de tout document. Comprendre comment faire cela vous donne la possibilité de donner à un document l’apparence que vous voulez, au lieu d’être coincé avec les paramètres par défaut pour des choses comme la taille de la marge de la page (que beaucoup de gens n’ignorent pas comment changer.

Quelques-uns des outils à apprendre à formater la mise en page se trouvent sur le “Insérer” menu. Des choses comme le “Numéro de page” outil qui automatise et gère la numérotation des pages pour vous.

La majeure partie des options de formatage de page dont vous avez besoin se trouve en fait sur le bien nommé “Mise en page” menu. Si vous écrivez une lettre d’information pour votre entreprise, pourquoi ne pas essayer manuellement de mettre en forme les 5 principaux sites de téléchargement de modèles Microsoft Word Les 5 meilleurs sites de téléchargement de modèles de Microsoft Word dans des sections de la page “Les colonnes” outil trouvé ici pour le faire?

Et cette marge mystérieuse autour de la page que la plupart des gens appellent leur technicien informatique local pour apprendre à modifier? Pas la peine d'appeler, il suffit de cliquer sur le bouton “Bordures de page” icône, aller au “Bordure de page” onglet, et cliquez sur “Les options.”

Vous pouvez y définir les marges de page supérieure, inférieure, gauche et droite. Au fait, à ce sujet “Frontières et ombrage” menu, vérifiez toutes les autres choses intéressantes que vous pouvez faire, comme placer des lignes de bordure sur n’importe quel côté de la page, s’appliquer uniquement à des sections du document, et bien plus encore.

En apprenant ces compétences MS Word et Excel, vous impressionnerez tout le monde dans votre bureau - et surtout, vous impressionnerez votre patron! Quelles autres compétences en logiciels avez-vous trouvé essentielles??